Gestione Documentale Automatizzata: automazione e intelligenza artificiale al servizio delle imprese

Introduzione

La gestione dei documenti si rivela spesso un nodo critico per le aziende, ma con l'adozione strategica dell'automazione e dell'intelligenza artificiale, questa sfida può trasformarsi in un decisivo vantaggio competitivo. Tradizionalmente i documenti aziendali provengono da canali differenti, come email, PEC, fax o sportelli fisici e richiedono un approccio manuale e spesso ripetitivo per il loro trattamento.

Definizione di gestione documentale automatizzata

Fino a poco tempo fa, la Robotic Process Automation (RPA) è stata impiegata per automatizzare principalmente attività ripetitive, rivoluzionando la gestione dei processi ma limitandosi a scenari meno complessi. Oggi, l'evoluzione tecnologica ha spinto l'automazione verso l'integrazione con l'Intelligenza Artificiale, dando vita all'Intelligent Process Automation (IPA). Questa nuova frontiera permette ai robot-software di apprendere dal contesto in cui operano e di trasformarsi da semplici esecutori a veri e propri assistenti capaci di gestire processi aziendali complessi. In particolare, quando si parla di automazione avanzata nel contesto della gestione documentale, ci riferiamo ai sistemi di Intelligent Document Automation. Questi sistemi non solo semplificano il trattamento dei documenti ma elevano l'intero processo a un livello di efficienza e precisione senza precedenti, aprendo le porte a una gestione documentale che è non solo automatizzata, ma anche intelligente e strategicamente integrata all'interno delle operazioni aziendali.

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Approfondimento

Benefici della Gestione Documentale Automatizzata

L'adozione di sistemi di gestione documentale automatizzati può portare una serie di vantaggi significativi per le aziende di ogni dimensione e settore. Di seguito, esploreremo i principali benefici che questi sistemi possono offrire:

Efficienza operativa migliorata: la gestione documentale automatizzata riduce drasticamente i tempi necessari per l'archiviazione, la ricerca e il recupero dei documenti. Grazie all'automazione, i processi che tradizionalmente richiedevano ore possono essere completati in pochi minuti, liberando risorse umane da dedicare a compiti di maggior valore aggiunto.

Riduzione dei costi: automatizzare la gestione dei documenti aiuta a eliminare i costi associati alla gestione cartacea, inclusi stampa, spedizione e archiviazione fisica. Inoltre, riduce la necessità di interventi manuali, minimizzando gli errori umani e i conseguenti costi di correzione.

Sicurezza e conformità migliorate: i sistemi di gestione documentale automatizzati offrono migliori controlli di sicurezza e facilitano la conformità con le normative vigenti. La documentazione sensibile è protetta da accessi non autorizzati e la tracciabilità dei documenti è garantita, essenziale per audit e revisioni.

Accessibilità e collaborazione: con la documentazione gestita digitalmente, i file sono accessibili in tempo reale da qualsiasi luogo, favorendo la collaborazione tra team anche geograficamente distanti. Questo aspetto è particolarmente prezioso in un'epoca in cui il lavoro remoto e flessibile sta diventando la norma.

Scalabilità: i sistemi automatizzati permettono alle aziende di gestire volumi di documenti che aumentano con la crescita dell'attività, senza la necessità di investire proporzionalmente in risorse umane o spazi fisici per l'archiviazione.

Miglioramento della customer experience: la capacità di recuperare rapidamente documenti e informazioni migliora significativamente i tempi di risposta al cliente, portando a un incremento della soddisfazione e della fedeltà del cliente.

Analisi e Insight: i sistemi avanzati di gestione documentale possono offrire analisi dettagliate sull'utilizzo e la gestione dei documenti, fornendo insight preziosi per la decisione strategica e l'ottimizzazione dei processi.

Il processo della Gestione Documentale Automatizzata

Una gestione documentale efficace e all'avanguardia non si limita al semplice archivio o recupero di documenti, ma abbraccia un processo completo e integrato che si sviluppa attraverso quattro fasi chiave. Ogni fase è progettata per ottimizzare diversi aspetti della gestione dei documenti, dalla loro ricezione fino al monitoraggio dell'intero sistema. Queste fasi sono essenziali per garantire che ogni documento sia gestito in modo intelligente, efficiente e conforme alle normative vigenti. Di seguito, esploreremo in dettaglio ciascuna di queste fasi, che comprendono: classificazione, generazione, smistamento e monitoraggio.

L'Automazione della Classificazione dei Documenti

Il processo di classificazione dei documenti rappresenta uno dei primi e più critici passaggi nella gestione documentale automatizzata. Questa fase è essenziale perché permette di determinare la "classe" di ogni documento, una categorizzazione che influenzerà tutte le operazioni successive, dalla gestione alla conservazione del documento stesso.

In un ambiente aziendale, i documenti sono vari e numerosi, e spesso richiedono trattamenti diversi a seconda delle loro caratteristiche specifiche:

Lavorazioni: ogni classe di documento può necessitare di un processo lavorativo diverso.

Adempimenti legali: alcuni documenti possono richiedere adempimenti legali specifici, come la conservazione per un determinato periodo di tempo.

Scadenze: documenti diversi possono avere scadenze diverse, importanti per il rispetto di termini legali o contrattuali.

Competenze richieste: alcuni documenti richiedono specifiche competenze o livelli di autorizzazione per la loro gestione.

L'impiego di modelli di Machine Learning nel classificatore è cruciale per affrontare l'ampio volume di documenti e la loro varietà. Attraverso l'uso di algoritmi pre-addestrati, il classificatore è in grado di:

Identificare automaticamente la classe di documento: il modello ML analizza i documenti in ingresso e assegna automaticamente una classe basandosi su caratteristiche predefinite e apprese durante la fase di training.

Migliorare la precisione e la velocità di classificazione: con il tempo, il sistema diventa sempre più efficiente nel riconoscere le classi documentali, anche quelle meno frequenti, riducendo errori e tempi di attesa.

L'automatizzazione di questo processo tramite il classificatore non solo libera risorse umane da compiti ripetitivi e soggetti a errore, ma garantisce anche una maggiore conformità e precisione nel trattamento dei documenti. Con una classificazione accurata e tempestiva, l'azienda può migliorare significativamente la sua efficienza operativa e ridurre i rischi legati alla gestione documentale.

 

Un Esempio di classificazione: back office di un'azienda di fornitura elettrica

Il responsabile del back office di un'azienda di fornitura elettrica, si trova quotidianamente a gestire una varietà di comunicazioni da parte degli utenti. Ecco un elenco di classi documentali tipiche:

Contratti di fornitura: documenti che definiscono i termini del servizio di fornitura elettrica, incluse tariffe, durata e condizioni per il rinnovo.

Fatture e bollette: dettagli sui consumi energetici periodici e le tariffe applicate, insieme ad altre tasse e spese, inviati agli utenti.

Comunicazioni di guasti o interruzioni di servizio: rapporti inviati dagli utenti che segnalano malfunzionamenti o sospensioni temporanee del servizio elettrico.

Richieste di variazione o di aggiornamento contrattuale: sollecitazioni da parte degli utenti per apportare modifiche ai contratti esistenti, come l'aggiornamento della potenza contrattuale, cambio di domicilio o aggiornamenti anagrafici.

Contestazioni e reclami: comunicazioni che riguardano contestazioni sulle fatture, la qualità del servizio ricevuto, o altre controversie contrattuali.

Disdette e cancellazioni di servizio: richieste da parte degli utenti per terminare il servizio di fornitura elettrica, generalmente associate a traslochi o cambio di fornitore.

Marketing & Comunicazione: informazioni su nuove offerte e servizi supplementari, iniziative per l'efficienza energetica e altre campagne promozionali.

Lettura dei consumi di energia: dettagli sulle procedure di misurazione del consumo energetico, sia tramite autolettura da parte degli utenti che tramite verifiche tecniche.

Informazioni tecniche e normative di sicurezza: dati essenziali sulla sicurezza delle installazioni elettriche e le normative di settore, cruciali per nuovi accordi e per tenere gli utenti aggiornati sulle norme di sicurezza.

Una volta stabilita la “Classe Documentale” attraverso il Machine Learning, le pratiche vengono inoltrate ai dipartimenti o ai singoli responsabili appropriati. Per esempio, le richieste di spedizione vanno al reparto spedizioni, le fatture al reparto contabile e così via. I dipartimenti o i singoli dipendenti ricevono le pratiche e le possono gestirle secondo le procedure aziendali.

Produzione documentale tramite Intelligenza Artificiale

Il Generatore è una componente chiave nella gestione documentale automatizzata: utilizzando un modello di linguaggio di intelligenza artificiale generativa (LLM) permette di creare contenuti documentali automaticamente. Questi modelli sono ottimizzati e pre-addestrati per produrre testi basati sulle classi documentali specifiche e su dati derivanti dalle lavorazioni precedenti. Questo permette di:

Generare risposte e documenti: il modello può automaticamente compilare e personalizzare documenti come contratti, risposte a richieste dei clienti, e report interni, risparmiando tempo e riducendo l'errore umano.

Adattarsi a contesti variabili: grazie alla capacità di apprendere dai dati storici, il modello si adatta per migliorare la precisione e la rilevanza dei documenti generati nel tempo.

Coerenza e Tone of Voice: tutti i documenti prodotti saranno coerenti nel tono e nel formato, garantendo una comunicazione professionale uniforme.

 

Automazione dello smistamento delle pratiche

Lo Smistatore rappresenta la fase di automazione che si occupa di indirizzare i documenti e le pratiche ai reparti o ai responsabili appropriati all'interno dell'organizzazione. Questa piattaforma di automazione:

Assegna pratiche in modo intelligente: basandosi su regole predefinite e apprendimento dalle azioni passate, il sistema può distribuire automaticamente le pratiche alle persone giuste, ottimizzando i flussi di lavoro.

Riduce i tempi di attesa: minimizzando i ritardi nella distribuzione delle pratiche, il sistema assicura una risposta più rapida alle richieste interne e esterne.

Facilita la tracciabilità: ogni pratica viene tracciata dal sistema, fornendo visibilità completa su dove si trova ogni documento e qual è il suo stato.

 

Monitoraggio in tempo reale del flusso documentale

Il Monitor Cockpit è il cruscotto da cui gli amministratori e i team di gestione possono visualizzare e controllare il flusso di lavoro documentale in tempo reale. Questo strumento offre:

Dashboard personalizzabili: gli utenti possono configurare cruscotti per visualizzare le metriche più rilevanti per il loro specifico ruolo o esigenze.

Alert e notifiche: il sistema può inviare notifiche in caso di anomalie o ritardi nei processi documentali, permettendo un intervento tempestivo.

Analisi dettagliate: fornisce accesso a analisi approfondite del flusso documentale, identificando punti di forza e aree di miglioramento, offrendo la possibilità di ottimizzare e ridefinire costantemente i processi aziendali.

Conclusione

La gestione documentale automatizzata si rivela non solo una soluzione strategica, ma una necessità impellente per le aziende che aspirano a mantenersi competitive. Attraverso l'adozione di sistemi intelligenti e interconnessi, che spaziano dal Classificatore al Generatore, dallo Smistatore al Monitor Cockpit, le organizzazioni possono trasformare un'attività tradizionalmente onerosa in un vantaggio competitivo dinamico.

L'integrazione di tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico nei processi di gestione documentale consente non solo di accelerare le operazioni quotidiane, ma anche di migliorare la precisione, la sicurezza e la conformità normativa. Questo approccio innovativo garantisce una risposta più agile alle richieste del mercato e alle aspettative dei clienti, migliorando simultaneamente la collaborazione interna e ottimizzando le risorse.

In definitiva, una gestione documentale automatizzata è essenziale per qualsiasi azienda che mira a ottimizzare i propri processi, ridurre i costi operativi e migliorare continuamente i servizi offerti ai suoi clienti. Con una strategia documentale ben implementata, le aziende non solo seguono il passo dell'evoluzione tecnologica, ma si pongono all'avanguardia nell'innovazione operativa e strategica.

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