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Digitalizzazione tramite Robotic Process Automation (RPA)

La RPA è semplice, automatica, non necessita di competenze informatiche ed è vantaggiosa a 360°. Scopri tutti i benefici della Robotic Process Automation in azienda!

Cos’è la Robotic Process Automation (RPA)

L’RPA è un software di automazione che permette di sostituire l’uomo nelle attività ripetitive e, grazie alla digitalizzazione di tutti i task, anche quelli elementari, rende possibile la trasformazione digitale di un’organizzazione.
I report più diffusi tra gli analisti informatici ne parlano come la nuova rivoluzione informatica, con soluzioni di tipo No-code o Low-code, che potrebbero garantire una maggiore efficienza delle strutture organizzative.
È in questo ambito che trovano la loro applicazione i software RPA, Robotic Process Automation. Secondo uno studio di Gartner, entro il 2025, il 65% delle aziende li avrà adottati.

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L’RPA, Robotic Process Automation, si riferisce alla tecnologia coinvolta nell’automazione dei processi lavorativi, che utilizza software capaci di automatizzare attività ripetitive interagendo con gli applicativi informatici e riproducendo le azioni umane.
L'RPA semplifica la creazione, l'implementazione e la gestione di applicazioni software, detti appunto robot, che simulano le azioni umane e interagiscono automaticamente con sistemi e software digitali.
I robot quindi si sostituiscono agli impiegati in tutte quelle operazioni ripetitive basati su regole ben precise e le assolvono più rapidamente, senza errori e senza sosta.

Cos’è la digitalizzazione e come introdurla nella tua azienda

Digitale e oltre: come l'Intelligenza Artificiale può trasformare la tua azienda. Le ultime tendenze nell'utilizzo dell'AI per l'innovazione delle aziende. Scopri i vantaggi dell'AI, i modelli di business innovativi basati sull'AI e le migliori pratiche per implementare l'AI e porta la tua azienda verso il futuro digitale.
Il nostro approfondimento

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Approfondimento

I benefici della RPA

  1. Semplificazione: l’RPA semplifica i flussi di lavoro.  Si tratta di un approccio vincente per implementare soluzioni quick-win che permettono di portare rapidamente in esercizio l’automazione di processi complessi e che implicano anche l’utilizzo combinato di più applicazioni. I robot, infatti, possono eseguire azioni che prevedono l’accesso e l’utilizzo di più sistemi e procedure (sistemi ERP, e-mail, fogli elettronici, siti web, etc…).

  2. Flessibilità: le attività svolte dai bot devono basarsi su regole e logiche rigidamente definite in anticipo, che non richiedano quindi nessuna decisione da parte loro. Il tasso di eccezioni da gestire deve essere infatti molto basso. Questo permette di rimodellare facilmente i processi in funzione di nuove esigenze o mutamento delle condizioni al contorno.

  3. Aumento della produttività: le tecnologie di RPA si applicano a passaggi del processo che vengono generalmente eseguiti in maniera manuale e ripetitiva. Permettono di limitare l’esecuzione di lunghe sequenze di attività e tutto questo senza sosta, molto più velocemente di come farebbe un utente umano e soprattutto con un grado di precisione elevatissimo.

  4. Aumento del benessere dei dipendenti: Il grande vantaggio è quello di “liberare” i dipendenti da task manuali e a scarso valore. Aumenta la soddisfazione, il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti rimuovendo le attività banali e ripetitive dalle loro giornate lavorative.

  5. Riduzione dei costi: Accanto alla possibilità di liberare l’utente da task a scarso valore aggiunto, i vantaggi dell’applicazione di RPA sono anche strettamente economici. Il costo dell’utilizzo di un robot è tipicamente il 10% rispetto al costo di una normale risorsa che fa lo stesso lavoro e permette di affiancare gli esseri umani ai “Robot” per fare attività di più alto valore aggiunto, in meno tempo e con una precisione maggiore.

Quali competenze servono per introdurre l’RPA nella mia organizzazione?

La tecnologia RPA sta cambiando il modo in cui il mondo lavora rendendolo più efficiente.
Le piattaforme RPA spesso non necessitano di competenze informatiche specialistiche (no-code) se non della conoscenza dei rudimenti di Office Automation. Un utente che ha dimestichezza con i prodotti tipici di ufficio e ne conosca i processi, può disegnare da solo i suoi robot e iniziare da subito ad automatizzare i primi task in poche ore.
I robot così creati, anziché le persone, svolgeranno lavori ripetitivi e di basso valore, come l'accesso ad applicazioni e sistemi, lo spostamento di file e cartelle e il completamento di analisi e report di routine comprensivi del loro invio all’interno dell’organizzazione.
Una volta introdotti in azienda i robot che svolgono questo tipo di attività ripetitive e in un numero più elevato di volte nello stesso tempo, i dipendenti saranno liberi di concentrarsi sulle cose che sanno fare meglio e dedicarsi ad altri compiti come migliorare il servizio, collaborare e interagire con i clienti.
Le aziende a questo punto riscontrano un aumento della produttività e dell’efficienza e godono un servizio senza interruzioni: i robot possono rimanere attivi h24.

In quali settori della mia azienda posso usare l’RPA?

In tantissimi settori! L’RPA automatizza e monitora fino a 15 volte il numero di processi giornalieri in un terzo del tempo, aumentando al contempo il tasso di precisione della lavorazione.

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Ecco alcuni esempi di applicazione dei software RPA:

  • Gestione dei flussi di cassa e degli ammortamenti;
  • Controllo dei movimenti finanziari;
  • Gestione patrimoniale;
  • Classificazione e smistamento della posta elettronica;
  • Gestione multicanale del servizio;
  • Smistamento automatico delle richieste al 2° livello;
  • Monitoraggio delle lavorazioni;
  • Gestione Feedback multicanale;
  • Gestione solleciti e reclami;
  • Customer Satisfaction;
  • Routing delle comunicazioni integrato nei processi di lavoro; 
  • Processi di onboarding per i nuovi dipendenti; 
  • Percorsi formativi personalizzati; 
  • Gestione dei timesheet e reportistica;
  • E-recruiting;
  • Migrazione e inserimento dati;
  • Aggiornamento automatico dei dati più rilevanti da moduli o e-mail;
  • Il processo di onboarding dei nuovi dipendenti e la loro formazione iniziale; 
  • Il processo di onboarding di nuovi clienti;
  • E-mail marketing e processo di customer nurturing;
  • Processo automatizzato di cross selling e up selling;
  • Servizio clienti e interazioni con i clienti;
  • Processi di audit (controlli di produzione, efficacia dei processi, colli di bottiglia, reporting delle vendite, flusso di cassa, incassi, scaduti, ecc.);
  • Generazione di report, analisi dei contenuti e inoltro via e-mail ai destinatari corretti;

Quali i vantaggi?

  • Disponibilità di servizi 24 ore su 24 in self-provisioning sulla base di precisi livelli di autorizzazione; 
  • Tracciabilità di processo
  • Monitoraggio dei carichi di lavoro e dei tempi di esecuzione 
  • Controllo generale dei dati efficace e accurato

Conclusioni

L’elenco degli ambiti di applicazione della Process Automation è quasi infinito e i vantaggi davvero concreti. Se hai voglia di testare con mano un tool di RPA puoi cercare sui motori di ricerca una soluzione online o affidarti a Claudio by Automyo, un tool di business process automation molto solido e semplice da usare (noi stessi lo utilizziamo in svariati contesti aziendali).

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