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Digitalizzazione tramite Business Process Management

Scopri perché il Business Process Management (BPM) rappresenta un grande valore aggiunto per l'efficientamento del lavoro in termini di costi e tempi.

Cos’è il Business Process Management

Il Business Process Management (BPM), come definito da Gartner, utilizza metodi empirici per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare la strategia e i processi di business.

È utile specificare, che vi è una differenza sostanziale tra la gestione dei compiti e quella dei progetti. Di fatto la gestione dei compiti si concentra sui singoli task, mentre il BPM osserva l'intero processo end-to-end.

Il BPM ha un respiro ben più ampio della somma della gestione dei compiti e del processo.

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Se la gestione dei compiti si focalizza sui task e la gestione del progetto si riferisce a un ambito di lavoro una tantum, il BPM si concentra specificamente sui processi che sono ripetibili.

Il Business Process Management rappresenta un grande valore aggiunto per l'efficientamento del lavoro in termini di costi e tempi. Questo è possibile grazie alla reingegnerizzazione continua dei processi, in concetto già presente in molte organizzazioni, basti pensare ai principi six sigma e lean che sono appunto esempi di metodologie BPM. Di fatto, le suite di business management sono state particolarmente utili per velocizzare le strategie di digital transformation e il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

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Perché usare il BPM in Azienda?

Ogni azienda punta ad ottimizzare la produttività; nell’era della digitalizzazione questo cambiamento punta a migliorare i tempi e i costi dei processi.
Infatti, processi e organizzazione sono il cuore della creazione del valore. e la metodologia con cui si strutturano processi e organizzazioni può fare la differenza sulla strategia aziendale. Se il metodo contempla l’introduzione di giuste tecnologie la soluzione diventa ottimale.

Avere un approccio corretto al Business Process Management può diventare la soluzione per intercettare e creare nuovo valore, orientarsi ai risultati, ridurre gli sprechi e le inefficienze.

La gestione dei processi aziendali (BPM) è un approccio che utilizza vari metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali.

Che relazione c’è tra BPM E RPA?

Il Business Process Management (BPM) è un concetto poliedrico che da un lato fa riferimento alla gestione d’impresa e, dall’altro, all’information technology e quindi ha una relazione diretta con la Robotic Process Automation.

Infatti essendo il fine ultimo del BPM rendere il business più efficiente ed efficace possibile, l’ RPA non poteva che essere un alleato strategico.
Con RPA si intende la possibilità di affidare a software alcuni lavori al fine di rendere più veloci i processi. L’RPA ha come target task semplici e di routine ma che contribuiscono in larga misura a ottimizzare l’attività, permettendo alle risorse umane di creare nuovo valore aggiunto sfruttando le loro professionalità e competenze in task più strategici in cui le competenze umane trovano applicazione.
In sintesi, la RPA mira alla riduzione delle attività manuali ripetitive e basate su regole semplici, spostando sui robot task che non necessitano di analisi e processi decisionali.

In questo senso l’RPA è un valido alleato del BPM, uno strumento che permette l'ottimizzazione dei tempi, la riduzione degli errori e l’uso delle risorse umane per processi strategicamente più rilevanti.

Applicazioni e tipi di BPM

Tre sono gli elementi principali attorno ai quali è possibile costruire strategie ad hoc di BPM: l'integrazione, le persone, i documenti.

Di seguito analizziamo le tre fattispecie nel dettaglio.

  1. BPM con focus sull'integrazione: questo tipo di BPM è ottimale per i processi che non richiedono molto coinvolgimento umano. Le API e i meccanismi che integrano i dati tra i sistemi, come la gestione delle risorse umane (HRM) o la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), sono tipici esempi di utilizzo.

  2. BPM con focus sull'uomo: a differenza del BPM incentrato sull'integrazione, questo nel Il BPM incentrato sull’uomo ne prevede il coinvolgimento. L’intervento umano è tipicamente richiesto dove sono necessarie delle autorizzazioni.  Le interfacce utente intuitive con funzioni di drag-and-drop sono tipiche e hanno la funzione di permettere ai team di assegnare i compiti a diversi livelli, rendendo più fluida l'assegnazione del lavoro lungo il processo.

  3. BPM con focus sui documenti: questo tipo di BPM è incentrato su un documento specifico, come ad esempio un contratto con un fornitore.

Come introdurre il BPM nella tua in Azienda, leggi: il Ciclo di vita del Business Process Management

L’introduzione di un sistema BPM di successo inizia con una fase di assessment in cui si definiscono le fasi coinvolte in un flusso di lavoro.

Questo aiuta il team non solo a identificare le aree in cui è possibile migliorare, ma anche individuare quelle che saranno le metriche per monitorare i progressi.

Il fine ultimo del BPM è l’ottimizzazione delle operazioni, portando a migliori risultati di business. Per ottenere questi risultati, è necessario comprendere appieno il ciclo di vita del BPM.

Ecco i cinque passi del ciclo di vita:

Progettazione del processo: in questa fase assieme al team si identificano tutti i task che compongono il processo. Questo non solo permette di identificare la composizione del flusso di lavoro ma anche di individuare le aree di miglioramento e quali le variabili di misurazione del processo.

Modello: in questa fase il team si avvale di una rappresentazione visiva del modello del processo, includendo dettagli specifici, come le scadenze, le descrizioni dei compiti e qualsiasi flusso di dati nel processo.
In generale, il software di business process management è molto utile durante questa fase.

Esecuzione: questa fase di solito è preceduta da un test iniziale in cui il team porta a termine una prova di funzionamento, testando il nuovo sistema BPM con un gruppo limitato. Raccolti e assimilati i feedback, il team può iniziare a diffondere il processo nell’organizzazione.

Monitoraggio: durante questa fase, il team, usando i KPI di monitoraggio definiti a monte nella fase di progettazione, misura i miglioramenti nell'efficienza e identifica eventuali criticità e nuovi colli di bottiglia.

Ottimizzazione: in questa fase finale, il team incorpora ogni fine tuning e procede con l’utilizzo del BPM usando il BPM per migliorare le attività.
La metodologia Business Process Management (BPM) analizza i processi esistenti evidenziando i punti di debolezza e miglioramento, lavora alla creazione di un nuovo modello di funzionamento, segue e monitora i progressi cercando di rendere il processo stesso misurabile, con l’obiettivo ultimo di ottimizzare e automatizzare.

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Vantaggi del business process management

I vantaggi di introdurre in azienda una soluzione di BPM sono molti e si riflettono su molti versanti. Vediamone alcuni:

  1. Efficienza e ottimizzazione: i sistemi BPM aiutano a ottimizzare i processi esistenti e a sistematizzare nuovi schemi al fine di migliorare l'efficienza. Questo passa attraverso la rimozione di colli di bottiglia dei processi, che intasano e rallentano i processi. 

  2. Miglioramento dell'esperienza dei dipendenti e dei clienti: una suite di strumenti BPM aiuta ad eliminare il lavoro ripetitivo e a rendere le informazioni più accessibili. Eliminando processi ripetitivi non solo si eludono errori, ma anche si ottimizzano le risorse umane, canalizzando le professionalità e competenze su obiettivi strategici.

  3. Processi più scalabili: da quando il BPM permette una migliore esecuzione dei processi e l'automazione del flusso di lavoro, ciò si riflette bene quando si scalano i processi in altre aree geografiche in tutto il mondo. Gli strumenti di business process management possono portare chiarezza ai ruoli, assicurando coerenza lungo il processo, e possono anche far emergere opportunità di integrare le regole di business per l'automazione, permettendo ai team di concentrarsi maggiormente sull'innovazione.

  4. Maggiore trasparenza: il BPM definisce chiaramente i compiti e la loro assegnazione, quindi permette di migliorare la trasparenza nel flusso di lavoro e nelle responsabilità.

  5. Minore dipendenza dai team di sviluppo IT: il BPM offre funzionalità low-code che riducono le dipendenze dallo sviluppo IT . Questi strumenti si integrano facilmente nel lavoro, tipicamente sono soluzioni  semplici da adottare e usare.

Casi di utilizzo di business process management

Ci sono settori in cui i software BPM performano meglio ottimizzando al massimo processi e risorse. Vediamone alcuni:

  • Distribuzione dei contenuti: le aziende di media possono integrare il BPM per automatizzare l’intero processo dalla creazione alla consegna di contenuti. Inoltre possono ottimizzare il monitoraggio del traffico e degli ordini di lavoro.
  • Servizio clienti: un esempio chiave sono i chatbot. Una volta individuate le domande principali queste possono essere gestite dai chatbot, riducendo la pressione sul team quando si presenta un volume elevato di richieste di servizio.

  • Risorse umane: il BPM offre la possibilità di ottimizzare aree specifiche come ad esempio l'inserimento e il disinserimento dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni, le richieste di ferie e l'approvazione dei fogli di lavoro.

  • Banche: specialmente utile nei processi di valutazione di individui o imprese per l’erogazione dei prestiti, vengono analizzati una serie di dati raccolti in base a certi criteri predefiniti. Il BPM accelera l’analisi e le decisioni sull'ammissibilità del prestito riducendo eventuali errori.

  • Evasione degli ordini: le aziende possono usare il BPM per la gestione ed evasione degli ordini, automatizzando tale processo e lasciando che le risorse umane di possano focalizzarsi sulla customer care del cliente, generando un maggior valore commerciale.

Conclusioni

Il Business Process Management è quindi uno strumento di gestione aziendale estremamente innovativo e vantaggioso: basta scegliere la strategia corretta e prestare attenzione al modello scelto e al processo da implementare per sperimentare risultati concreti e vantaggiosi anche nel breve termine.
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