Nel contesto del business-to-business (B2B), l'innovazione tecnologica ha trasformato radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono i flussi di lavoro documentali, specialmente in settori ad alta intensità di documentazione come quello energetico, finanziario, e sanitario. La gestione documentale automatizzata, abbinata all'intelligenza artificiale (AI), offre soluzioni rivoluzionarie ai problemi di lunga data relativi all'efficienza operativa, alla riduzione dei costi, e all'ottimizzazione delle risorse umane.
Le aziende moderne si trovano a fronteggiare l'esigenza di processare volumi sempre crescenti di documenti. Questi documenti, che variano notevolmente in termini di tipo e contenuto, richiedono lavorazioni che spesso si basano su procedure standardizzate e ripetitive. La classificazione efficace dei documenti rappresenta quindi una sfida primaria, data la necessità di identificare correttamente la “classe di documenti” a cui appartengono per poter procedere con le lavorazioni appropriate.
Prendiamo, per esempio, il back office di un'azienda di fornitura elettrica: il volume e la varietà di comunicazioni da gestire sono enormi, e includono contratti, fatture, segnalazioni di guasto, e molto altro. La classificazione precisa di questi documenti è fondamentale per garantire che vengano inoltrati correttamente e trattati in modo efficiente.
In questo scenario, i documenti arrivano attraverso vari canali, come email, PEC, fax, e sportelli fisici. La prima grande sfida è l'individuazione della classe documentale, che determina le successive fasi di lavorazione, compresi gli adempimenti specifici e le scadenze. Inoltre, a seconda della classe di documento, possono essere necessarie competenze specifiche per la loro elaborazione.
Il processo di gestione documentale inizia con la ricezione dei documenti, seguita dalla loro categorizzazione automatica attraverso l'uso di moduli di machine learning (ML) che assegnano una confidenza alla classificazione. Questo approccio permette una pre-elaborazione efficace delle risposte e un inoltro mirato ai dipartimenti corrispondenti. L'evasione delle pratiche viene quindi gestita in modo più fluido, con un monitoraggio costante per identificare aree di miglioramento.
La proposta di soluzione include l'uso di classificatori basati su ML per la categorizzazione dei documenti, generatori di risposte automatiche ottimizzati tramite AI generativa per la stesura preliminare delle risposte, e piattaforme di automazione per lo smistamento delle pratiche. Questi strumenti, integrati in un'architettura modulare e pluggabile, promettono un miglioramento significativo nell'efficienza della gestione documentale.
Le caratteristiche chiave di questa soluzione tecnologica includono l'architettura modulare per una facile integrazione con sistemi esistenti, il paradigma no-code per un accesso democratizzato alla tecnologia, e la capacità di operare in cloud per una maggiore scalabilità. L'estensione tramite Robotic Process Automation (RPA) simula ulteriormente interventi umani, riducendo il carico di lavoro sui dipendenti e permettendo loro di concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto.
L'adozione di soluzioni automatizzate e basate sull'intelligenza artificiale nella gestione documentale offre alle aziende B2B l'opportunità di superare le sfide legate alla classificazione e al trattamento dei documenti. Attraverso l'implementazione di tecnologie avanzate, le aziende possono aspettarsi miglioramenti significativi in termini di efficienza, riduzione dei costi, e soddisfazione del cliente. In questo nuovo panorama tecnologico, l'innovazione continua sarà la chiave per mantenere un vantaggio competitivo, rendendo fondamentale per le aziende rimanere aggiornate sulle ultime tendenze e soluzioni in materia di gestione documentale e intelligenza artificiale.
La produttività è un aspetto cruciale per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni. Manager e imprenditori sanno bene che un'efficace automazione dei processi può fare la differenza tra il successo e il fallimento nel mondo competitivo di oggi. Tuttavia, per ottenere un'efficienza ottimale, è essenziale avere un rapido accesso ai dati necessari per rispondere alle domande delle diverse funzioni aziendali, come contabilità, logistica, vendite e marketing.
Spesso mi sono trovato a riflettere sui modi per rendere i dati facilmente accessibili alle persone giuste al momento giusto, e oggi, grazie alle tecnologie digitali, possiamo finalmente rendere questa visione una realtà. Le nuove tecnologie No-code e Low-code rappresentano una svolta epocale nell'automazione dei dati, consentendo alle aziende di accedere ai dati corretti in modo rapido ed efficiente.
Le tecnologie No-code e Low-code offrono un modo innovativo per creare applicazioni e automatizzare processi aziendali senza la necessità di scrivere codice. Sono pensate per essere utilizzate anche da persone non esperte di programmazione, come responsabili HR, manager e altri professionisti aziendali.
La tecnologia No-code consente di costruire applicazioni attraverso un'interfaccia intuitiva basata su drag-and-drop, in cui gli elementi possono essere trascinati e rilasciati per creare flussi di lavoro personalizzati. Questo approccio semplificato permette di risparmiare tempo e ridurre la dipendenza da reparti IT esterni.
La tecnologia Low-code, d'altro canto, offre un livello di flessibilità maggiore, permettendo agli sviluppatori di scrivere porzioni di codice per personalizzare ulteriormente le applicazioni. Questo consente di ottenere soluzioni altamente personalizzate e adattabili alle esigenze specifiche di un'azienda.
L'automazione dei dati offre una serie di vantaggi fondamentali per aumentare la produttività aziendale:
Un responsabile HR di una società di consulenza ICT con 200 dipendenti che lavorano presso i clienti, aveva spesso la necessità di gestire una vasta quantità di dati relativi ai dipendenti, contratti, orari di lavoro e altri aspetti critici per il funzionamento dell'azienda.
Le sue esigenze erano:
Con la nostra soluzione di automazione dei processi il progetto ha avuto una durata di 2 mesi e da quando è live tutte le migliorie sono state apportate direttamente dall’azienda grazie alle potenzialità del No-code.
È stato calcolato un risparmio di 1,2 FTE per le operazioni di gestione del personale automatizzato, con un rientro dell'investimento in meno di 6 mesi.
