In un'epoca in cui il digitale permea ogni aspetto della nostra vita quotidiana, è sorprendente scoprire quante aziende continuino ad affidarsi a sistemi di gestione documentale obsoleti e inefficaci. Eppure sono ancora molto numerose le aziende che fanno viaggiare da una sede all'altra, spesso distanti centinaia di chilometri, tir pieni di documenti cartacei come bolle di trasporto e contratti. Una vera e propria montagna di carta che poi deve essere scansionata a mano e digitalizzata, prima di essere rispedita al mittente.
E non stiamo parlando di piccole aziende, tutt'altro. Questo processo non solo è costoso e lento, ma ha anche un impatto ambientale significativo e un alto rischio di errori umani.
Ma c'è anche una buona notizia, e cioè che la tecnologia per trasformare questa situazione esiste ed è assolutamente consolidata: la gestione documentale automatizzata, sostenuta da soluzioni di Intelligent Document Processing (IDP) e tecnologie come OCR, NLP, ML e AI, offre ormai un'alternativa che garantisce efficienza, sicurezza e sostenibilità.
La gestione cartacea dei documenti è un metodo tradizionale che molte aziende utilizzano ancora per archiviare, recuperare e gestire informazioni. Tuttavia, questo metodo presenta numerosi svantaggi. Vediamoli insieme:
Costi elevati: la gestione fisica dei documenti comporta costi elevati di stampa, archiviazione e trasporto;
Efficienza ridotta: il tempo impiegato per recuperare e gestire documenti fisici può ridurre significativamente la produttività dei dipendenti;
Alto rischio di errore: la gestione manuale dei documenti è suscettibile a errori, che possono essere costosi e richiedere tempo per essere individuati e corretti;
Impatto ambientale: la produzione, il trasporto e lo smaltimento di documenti cartacei hanno un impatto notevole sull'ambiente.
L'adozione di un sistema di gestione documentale automatizzato offre di conseguenza numerosi vantaggi:
Riduzione dei costi: eliminare la necessità di materiali fisici e ridurre il personale richiesto per la gestione dei documenti può significare un enorme risparmio;
Miglioramento dell'efficienza: l'automazione permette di elaborare documenti a velocità molto superiori rispetto alla gestione manuale, migliorando così la produttività complessiva;
Sicurezza potenziata: le soluzioni digitali offrono miglioramenti significativi nella sicurezza dei documenti, compresa la riduzione del rischio di perdita, furto o danneggiamento;
Accessibilità e recupero: i documenti digitali possono essere facilmente archiviati e recuperati da database centralizzati, migliorando l'accessibilità e riducendo il tempo di ricerca;
Sostenibilità ambientale: minimizzare l'uso della carta contribuisce a ridurre il taglio degli alberi e le emissioni di CO2 associate alla produzione e al trasporto della carta.
La trasformazione da un sistema cartaceo a uno digitale e automatizzato è facilitata dall'adozione di varie tecnologie avanzate:
Optical Character Recognition (OCR): consente la conversione di testo stampato o scritto a mano in dati digitali editabili;
Natural Language Processing (NLP): aiuta a comprendere e interpretare il linguaggio umano all'interno dei documenti;
Machine Learning (ML) e Artificial Intelligence (AI): sono utilizzati per automatizzare il processo di classificazione, categorizzazione e analisi dei documenti;
Large Language Models (LLM) e Retrieval-Augmented Generation (RAG): offrono potenti strumenti per il miglioramento dell'interpretazione e della generazione di contenuti documentali;
La transizione dalla gestione cartacea a quella digitale non è solo una mossa strategica per ridurre i costi e migliorare l'efficienza, ma è anche un imperativo etico per promuovere la sostenibilità ambientale. Le tecnologie esistenti offrono le soluzioni necessarie per realizzare questa trasformazione, rendendo il processo di gestione dei documenti più sicuro, veloce e meno costoso.
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Nel contesto del business-to-business (B2B), l'innovazione tecnologica ha trasformato radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono i flussi di lavoro documentali, specialmente in settori ad alta intensità di documentazione come quello energetico, finanziario, e sanitario. La gestione documentale automatizzata, abbinata all'intelligenza artificiale (AI), offre soluzioni rivoluzionarie ai problemi di lunga data relativi all'efficienza operativa, alla riduzione dei costi, e all'ottimizzazione delle risorse umane.
Le aziende moderne si trovano a fronteggiare l'esigenza di processare volumi sempre crescenti di documenti. Questi documenti, che variano notevolmente in termini di tipo e contenuto, richiedono lavorazioni che spesso si basano su procedure standardizzate e ripetitive. La classificazione efficace dei documenti rappresenta quindi una sfida primaria, data la necessità di identificare correttamente la “classe di documenti” a cui appartengono per poter procedere con le lavorazioni appropriate.
Prendiamo, per esempio, il back office di un'azienda di fornitura elettrica: il volume e la varietà di comunicazioni da gestire sono enormi, e includono contratti, fatture, segnalazioni di guasto, e molto altro. La classificazione precisa di questi documenti è fondamentale per garantire che vengano inoltrati correttamente e trattati in modo efficiente.
In questo scenario, i documenti arrivano attraverso vari canali, come email, PEC, fax, e sportelli fisici. La prima grande sfida è l'individuazione della classe documentale, che determina le successive fasi di lavorazione, compresi gli adempimenti specifici e le scadenze. Inoltre, a seconda della classe di documento, possono essere necessarie competenze specifiche per la loro elaborazione.
Il processo di gestione documentale inizia con la ricezione dei documenti, seguita dalla loro categorizzazione automatica attraverso l'uso di moduli di machine learning (ML) che assegnano una confidenza alla classificazione. Questo approccio permette una pre-elaborazione efficace delle risposte e un inoltro mirato ai dipartimenti corrispondenti. L'evasione delle pratiche viene quindi gestita in modo più fluido, con un monitoraggio costante per identificare aree di miglioramento.
La proposta di soluzione include l'uso di classificatori basati su ML per la categorizzazione dei documenti, generatori di risposte automatiche ottimizzati tramite AI generativa per la stesura preliminare delle risposte, e piattaforme di automazione per lo smistamento delle pratiche. Questi strumenti, integrati in un'architettura modulare e pluggabile, promettono un miglioramento significativo nell'efficienza della gestione documentale.
Le caratteristiche chiave di questa soluzione tecnologica includono l'architettura modulare per una facile integrazione con sistemi esistenti, il paradigma no-code per un accesso democratizzato alla tecnologia, e la capacità di operare in cloud per una maggiore scalabilità. L'estensione tramite Robotic Process Automation (RPA) simula ulteriormente interventi umani, riducendo il carico di lavoro sui dipendenti e permettendo loro di concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto.
L'adozione di soluzioni automatizzate e basate sull'intelligenza artificiale nella gestione documentale offre alle aziende B2B l'opportunità di superare le sfide legate alla classificazione e al trattamento dei documenti. Attraverso l'implementazione di tecnologie avanzate, le aziende possono aspettarsi miglioramenti significativi in termini di efficienza, riduzione dei costi, e soddisfazione del cliente. In questo nuovo panorama tecnologico, l'innovazione continua sarà la chiave per mantenere un vantaggio competitivo, rendendo fondamentale per le aziende rimanere aggiornate sulle ultime tendenze e soluzioni in materia di gestione documentale e intelligenza artificiale.
